Praca zdalna

Ustawa zmieniającaKodeks Pracy z dniem 7 kwietnia 2023 r. wprowadziła możliwość pracy zdalnej,jako stałej formy świadczenia pracy.

Wcześniejsze, już uchylone, przepisy dopuszczały  możliwość wykonywania tego rodzaju pracy ale jedyniew sytuacji ściśle określonej w ustawie „COVIDOWEJ”

Zgodnie z ustawą „COVIDOWĄ” praca zdalna mogła być stosowana w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Nawiązując do treści art. 67¹⁸ K.P., każdorazowo mówiąc o pracy zdalnej, będziemy mieli na myśli pracę świadczoną przez pracownika na rzecz pracodawcy całkowicie lub częściowo, a takżead hock (doraźnie), w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym również pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Kiedy zatem może mieć miejsce praca zdalna?

Zgodnie z nowymi, obowiązującymi już, przepisami może dotyczyć stosunku pracy, co wprost wynika z ww. definicji, w której ustawodawca posługuje się określeniami, tj. pracownik i pracodawca, ale także może zostać polecona każdej osobie spełniającej praca zdalna warunku określone w art. 2 K.P., tj. zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania, czy w końcu spółdzielczej umowy o pracę.

Polecenie dotyczące pracy ww. trybie może mieć miejsce w okresie:

• stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19,
  oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwoła;
• w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy
  w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
• przy jednoczesnym zapewnieniu pracodawcy przez pracownika w formie stosownego oświadczenia,
  że posiada odpowiednie warunku lokalowe i techniczne umożliwiające wykonywanie tej pracy w takiej formie;

Zgodnie z przyjętą definicją, propozycja pracy w trybie zdalnym może wynikać z inicjatywny pracownika. Pracodawca nie ma jednak obowiązku każdorazowo takiego wniosku uwzględniać.
Istnieje jednak wyjątek wynikający z art. 67¹⁹ § 6 K.P., zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, jeżeli pracownik ten:

• jest w ciąży,
• wychowuje dziecko, które nie ukończyło przed złożeniem przedmiotowego wniosku 4. roku życia,
• sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliżej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Istotnym czynnikiem warunkującym wpływającym na wniosek pracownika jest charakter i rodzaj wykonywanej pracy. Ponadto każdorazowo, w przypadku decyzji negatywnej, pracodawca zobowiązany jest do poinformowania o tym pracownika w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku w tym zakresie.

Jakie są zasady wykonywania takiej pracy ?

Po pierwsze, praca zdalna ma charakter dobrowolny i opiera się na koncepcji telepracy z miejsca wskazanego przez pracownika. Zasady jej wykonywania muszą zostać określone w porozumieniu pracodawcy i wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi. W sytuacji, gdy u danego pracodawcy nie ma ww. organizacji, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w Regulaminie Pracy Zdalnej po wcześniejszej konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Regulamin pracy zdalnej obejmuje przede wszystkim określenie:

• grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z pracą zdalną;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Obowiązki pracodawcy w stosunku do pracownika świadczącego pracę zdalną:

Kodeks Pracy przewiduje, że organizacja pracy zdalnej leży po stronie pracodawcy. Tym samym pracodawca jest obowiązany do zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy w trybie zdalnym, jak również instalację, serwis, konserwację tych narzędzi. Ponadto pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów energii eklektycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także innych kosztówpoczynionych fizycznie przez pracownika i w związku z wykonywaniem pracy. Dodatkowo na pracodawcy ciąży obowiązek przeszkolenia pracownika w zakresie świadczonej przez niego pracę oraz zapewnienie wsparcia technicznego.

Oczywiście, możliwym jest, aby strony, których praca dotyczy ustaliły, iż pracownik będzie posiadał własne narzędzia i materiały, co stanowi wyjątek od ogólnej zasady. Ważnym w tym wypadku
 jest to, iż urządzania te powinny zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Obowiązki pracownika w stosunku do pracodawcy na rzecz którego świadczona jest praca zdalna:

Na każdym pracowniku, podobnie jak na pracodawcy, ciążą pewne obowiązki, a mianowicie:

• sumiennewykonywanie powierzonej pracy,
• przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• dbanie o dobro zakładu pracy i ochronie powierzonego mienia na czas trwania pracy w tym trybie.

Warto wskazać, że za szkody wyrządzone pracodawcy z tytułu używania sprzętu pracodawcy – pracownik ponosi odpowiedzialność materialną. Oczywiście nie każdorazowo, przesłankami odpowiedzialności pracownika są bezprawność zachowania i jego wina, a także szkoda pracodawcy
i normalny związek przyczynowy pomiędzy szkodą i zachowaniem pracownika, któremu sprzęt powierzono. Pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda.

Jakie są prawa pracownika i pracodawcy w przypadku wykonywania pracy zdalnej?

Poza wyżej wypisanymi obowiązkami, na każdej ze stron wynikającego z zawartego stosunku pracy, nowelizacja kodeksu pracy przewiduje także dalsze gwarancję w postaci dodatkowych uprawnień.

Do praw pracownika zaliczać należy:

• obowiązek równego traktowania pracowników zdalnych w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń,
• zakaz dyskryminacji pracownika z powodu wykonywania przez niego pracy zdalnej lub odmowy pracy zdalnej,
• prawo do przebywania, w razie potrzeby, na terenie zakładu pracy, korzystania z urządzeń, pomieszczeń i obiektów pracodawcy, kontaktowania się z innymi pracownikami i urządzeń pracodawcy, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Do praw przysługujących pracodawcy należy natomiast zaliczyćmożliwość dokonywania kontroli w zakresie:

• wykonywanej pracy zdalnej,
• przestrzegania przepisów dot. bezpieczeństwa i higieny pracy,
• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• monitoring poczty elektronicznej pracownika.

Istotnym jest, aby metody kontroli wynikały z porozumienia lub regulaminu dotyczącego pracy zdalnej.

Podsumowanie

Praca zdalna i przepisy z nią związane niewątpliwie budzą coraz większe zainteresowanie wśród pracowników. Należy jednak pamiętać o prawach i obowiązkach każdej ze stron wynikających z pracy w tym trybie nie tylko ze względu na jej prawidłową organizację ale także ocenę realizacji obowiązków pracowniczych.

Jeśli zainteresował Cię temat lub też masz dodatkowe pytania z zakresu pracy zdalnej, zapraszamy do kontaktu.

Katarzyna Skalska (katarzyna.skalska@kancelaria-kh.pl, 725 720 939)

adw. Daniel Kupść (daniel.kupsc@kancelaria-kh.pl, 607 218 340)

r. pr. Michał Hebda (michal.hebda@kancelaria-kh.pl, 883 773 433).